檔案管理規章制度

檔案管理規章制度

在現實社會中，越來越多地方需要用到制度，制度就是在人類社會當中人們行為的準則。擬起制度來就毫無頭緒？以下是小編為大家整理的檔案管理規章制度，希望對大家有所幫助。

一、 文書檔案歸檔制度

1.各部門在各項活動中形成的具有價值的文件、材料均屬歸檔范圍,交行政部統一管理。

2.各部門形成的文件、材料由兼職檔案員(各部門內勤)收集、審定、整理、立卷。

3.歸檔的文件材料應齊全、完整、準確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請示與批復)無缺頁、破損現象。

4.下發文件不僅要在硬盤、軟盤中保存留檔,還應留有書面材料存檔。

5.凡歸檔的文件必須留原件存檔,書寫整齊,用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫,如有不符合要求的檔案員有權退回原部門重新書寫。

6.重要文件如部門需用可進行復印,但原件必須歸檔。

7.機關工作人員外出學習、考察、參加會議帶回的文件、一律交辦公室統一登記、立卷、歸檔管理。

二、 專職檔案工作人員崗位責任制

1.認真學習專業知識,貫徹執行《檔案法》、《檔案法實施辦法》,熱愛本職工作,忠于職守,維護黨和國家利益,工作盡職盡責,自覺遵守檔案工作各項規章制度。

2.負責公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作。檔案質量和工作質量符合“規范”要求。

3.負責公司有關部門檔案工作監督指導、業務培訓工作。

4.負責檔案庫房各項制度的落實。

5.積極提供檔案的利用,充分發揮檔案利用效果,認真總結經驗,為領導決策和機關各項工作提供優質服務。

三、兼職檔案工作人員崗位責任制

1. 各部門配備一名兼職檔案員,負責本部門文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。

2. 兼職檔案人員要熱愛檔案工作,熟悉業務,工作認真負責,把好案卷質量關,按時完成兼管檔案的任務。

3. 兼職檔案員應于次年2月底前,將整理好的檔案向檔案室移交。

4. 嚴格執行各項檔案管理制度。

5. 接受本公司專職檔案員的監督指導。努力學習檔案業務知識,不斷提高業務水平。

四、部門立卷制度

1. 凡本部門在各項活動中形成的文件、具有保存價值的資料均屬本部門立卷歸檔范圍。

2. 各部門兼職檔案員,負責對本部門的文件資料進行收集、審定、整理、立卷。

3. 兼職檔案員要嚴格遵守相關的規章制度及各項檔案管理制度,按綜合檔案室提出的各項要求立卷,保證立卷質量。

五、檔案保管制度

1. 各門類檔案由綜合檔案室集中統一管理,配備檔案員負責檔案的保管工作。

2. 按照檔案管理有關規定,對各類檔案應做到存放合理,排列有序,查找方便。

3. 檔案員對室藏檔案材料要經常進行檢查,對已到借閱期限尚未歸還的檔案材料,要及時跟蹤追還,防止丟失。

4. 庫房要保持清潔衛生,溫度要經常保持在14—24℃,相對濕度要保持在45—60%,防止危害檔案的現象發生。

5. 檔案庫房內做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲,定期檢查。

6. 庫房內嚴禁吸煙,嚴禁存放易燃、易爆危險品,停電時,一律用手電照明,不得使用易燃器具。

7、與檔案庫房無關人員一律不得進入,隨時關好庫房門窗,確保安全。

六、檔案保密規則

1. 檔案工作人員要提高警惕性,遵守保密紀律,堅持原則,認真執行各項制度。

2. 凡到綜合檔案室查閱檔案者,都要認真遵守安全保密制度,嚴格履行檔案查閱手續,檔案原則上不準帶出檔案室,確需帶出時須經主管領導批準并在指定時間內歸還檔案室。

3. 查閱檔案時,不得翻閱與查閱內容無關的文件材料、無關人員不準進入檔案室。

4. 本公司工作人員不準將文件、材料帶進公共場所和其他場所,不準帶回家中,要及時交給檔案管理部門。

5. 對于違反保密規定,泄露國家公司機密或造成一定后果者要依據《保密法》的規定,嚴肅處理并追究其責任。

七、檔案借閱制度

1. 借閱檔案要嚴格遵守檔案管理制度,凡借閱者,應自覺履行借閱手續。

2. 凡借閱檔案,需經主管領導批準。外單位人員借閱檔案,應持單位介紹信,經主管領導同意后,方可辦理借閱手續,并在借閱期限內按時歸還。

3. 借閱人員對檔案材料妥善保管,注意保密,不得以任何理由轉借他人。

4. 借閱人員未經領導批準,不得復印、抄寫檔案資料。

5. 檔案管理人員對歸還的借閱材料要認真進行檢查,確認檔案材料完好無損時,方可辦理歸檔手續。對摘抄、復制的檔案材料,經認真核對,正確無誤時,方能簽字蓋章。

6. 一旦發現檔案材料在借閱過程中被拆、涂抹或缺失等毀損現象,要及時向主管領導匯報,并追究有關人員的責任。

八、 其他

解釋權歸公司行政人事部。

為了加強和規范會計檔案管理，建立健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密，根據《會計法》和《會計檔案管理辦法》的規定，結合本單位工作實際情況，特制定本制度。

第一條會計檔案的歸檔范圍。

會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務報告、會計年度數據備份盤、會計核算系統軟件、操作人的密碼等會計核算專業資料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。具體包括：

（一）會計憑證類。包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證。

（二）會計賬簿類。包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產明細賬、輔助賬簿、其他會計賬簿。

（三）財務報告類。包括月度、年度財務報告、其他財務報告，報告中要有會計報表、附表、附注及必要的文說明。

（四）其他類。包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊及其他在會計核算工作中直接形成的對國家和社會及各核算單位具有保存價值的會計核算資料。

第二條會計檔案的整理。

會計年度終了后，應將裝訂成冊的會計檔案進行整理立卷。各種會計檔案應按會計檔案材料的關聯性，分門別類地組成幾個類型的案卷，將各卷按順序編號。

（一）會計憑證

（1）按月立卷：每月末將裝訂成冊的憑證，統一登記案卷目錄，每月立卷一份。

（2）分散裝訂：根據憑證的多少，分散裝訂，做到整齊、牢固、美觀。

第二十條對人事檔案的接收、傳遞必須嚴格手續，有案可查。查借閱人事檔案應嚴格按檔案室制定的《人事檔案查（借）閱制度》辦理。

第五章檔案的轉遞

第二十一條人事檔案應通過機要交通渠道轉遞或派專人傳送，不準郵寄或交本人自帶。如外單位派專人來提取，必須持人事或組織部門出具的介紹信，一般介紹不予辦理。

第二十二條如《調檔通知》調出人員要求轉遞檔案，必須經人力資源處負責人同意簽署意見方可轉出。有關部門同時把本人的現實表現、體檢表或技術檔案轉入人事檔案室，由人事檔案室統一轉遞。檔案轉出后，逾期一個月未見對方退回回執應寫信催回，以防丟失。

第二十三條為使人事檔案能夠隨著公司的人事變動，干部職務變動而及時調整，公司人力資源處應將人事變動情況、干部調動單位和任免通知及時通知人事檔案室。因商調而轉出檔案后，人力資源處應及時通知人事檔案室此人是否商調成功，如未商調成功有關部門應在一個月以內追回檔案，最多不超過三個月。

第二十四條公司員工因辭職、退職、自動離職或被學校解除合同、終止合同、除名、開除等，在沒收到人力資源處轉來的轉遞檔案通知單前，其檔案仍由人事檔案室保管；但要從處理決定下達之日算起，按有關部門的收費規定收取檔案保管費。

第二十五條公司各單位、部門應積極配合檔案室做好員工檔案的轉遞工作，學生分配單位有變化時應及時通知檔案室，以使檔案能正確投遞。

附件

人事檔案材料收集歸檔范圍

1、員工調配、任免、考察考核等工作中形成的各種登記表（如職工履歷表、登記表），任免呈報表（包括上報的考察材料），鑒定、民主評議和組織考核形成的綜合材料，離退休審批表，軍隊轉業部門審批表等。

2、錄用和聘用工作中形成的錄用和聘用審批表，政審材料，續聘審批表，退職材料。

3、出國出鏡人員審批表、登記表及在外表現情況的鑒定材料。

4、黨代會、人代會、政協會議的工、青、婦等群眾團體代表會以及民主黨派代表會的代表登記表和委員的簡歷表、政績材料。

5、辦理工資、待遇工作中形成的審批表和解決待遇問題和審批材料。

6、評聘專業技術職務（職稱）工作中形成的專業技術人員任職資格申報表，專業技術職務考績材料以及聘任專業技術職務的審批表。

7、員工更改姓名、民族、年齡、入黨入團時參加革命工作時間等過程中形成的個人申請表，組織審查報告，上級批復以及所依據的證明材料。

8、黨團組織建設中形成的入黨志愿書（1—2份系統的）和轉正申請書、自傳、政審材料、黨員登記表、不予登記的決定、組織審批意見及所依據的材料，民主評議黨員工作中形成的組織意見。民主評議黨員登記表，優秀黨員事跡及審批材料。認定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實依據材料和審批材料，退黨材料，取消預備黨員資格的組織意見；入團志愿書、申請書、團員登記表、退團材料；加入民主黨派的材料。

9、干部審查工作中形成的調查報告、結論、上級批復、個人結論的意見、檢查交待、旁證材料；甄別復查結論、調查報告、批復及有關的主要依據材料。

10、表彰獎勵活動中形成的各種先進人物登記表、審批表、先進模范事跡。

11、各種處分決定、調查報告、上級批復、本人交待及旁證材料、刑事判決書。

12、員工的創造發明、科研成果、著作、譯著和有重大影響的論文等目錄。

13、體格檢查中確診有殘疾的體檢表及工傷致殘確定殘廢等級的材料。

14、辦理喪事活動中形成的悼詞、訃告；非正常死亡的調查報告。

15、高等教育、國民教育、成人教育和干部進修、培訓工作中形成的學生（學員）登記表、學習成績登記表、畢業登記表，授于學位的材料，學歷證明書，學習鑒定材料。

16、學生學籍變動記錄材料。

17、學生在校期間每學年的思想品德評定表。

18、畢業學生體檢表。

19、其他可供組織參考有保存價值的材料。

檔案保管制度

一、綜合檔案室負責全院檔案（不含人事檔案）的管理工作，有關部門按規定立卷后向綜合檔案室移交。

二、實行科學管理，檔案庫房內櫥具、設備放置整齊合理。檔案排列整齊美觀、條理系統，編號科學規范、查找方便。

三、定期對檔案進行檢查、修復、整理，保持整潔完好。

四、檔案的接收和移出都必須手續完備，室藏檔案必須賬物相符。

檔案借閱制度

一、查閱檔案時，首先由借閱人認真填寫查閱檔案登記簿。

二、查閱檔案只限于有關內容，任何人不得擅自將檔案、資料帶出室外。

三、如因工作需要借出檔案時，要辦理借閱手續，用完后按期歸還，不得轉借他人使用。對所借的檔案妥善保管，不得私自拆毀、涂改和對外傳播。如需復制，要經檔案室同意，重要內容須經院辦公室主任批準。在借閱期間發生的一切問題，一律由借閱人負責。

四、醫院檔案主要供本院利用，院外單位或個人需查閱時，應持介紹信，重要內容的材料需經院辦公室主任批準后，方可查閱。

檔案立卷歸檔制度

一、凡記錄反映本院職能活動情況、具有日后查考利用價值的各種文字、圖表、材料，均列為歸檔范圍。

二、各部門兼職檔案員應根據歸檔范圍將材料收集齊全，按檔案立卷要求整理組卷。交檔案室檢查后，再編排頁號，填寫卷內目錄，擬出案卷標題，裝訂。

三、編號抄目要嚴肅認真，案卷標題要簡明扼要，正確反映卷內內容，由檔案室統一書寫。

四、凡立卷材料必須紙質優良，規格統一，書寫規范，字跡清楚。禁止用鉛筆、圓珠筆書寫，也不能用復寫紙復寫。對不符合要求的要返工重制。

五、每年6月份以前必須完成上年度的檔案立卷歸檔任務。

檔案鑒定與銷毀制度

一、對檔案要認真進行鑒定，確無保存價值或保管期滿的檔案，可確定銷毀。

二、檔案的鑒定、銷毀工作必須有組織、有領導地進行。在院辦公室主任的主持下，由綜合檔案室和有關立卷單位人員組成檔案鑒定、銷毀小組，負責檔案的鑒定、銷毀工作。

三、經過鑒定，需要銷毀的檔案，必須編造銷毀清冊，經院有關領導批準后，方可銷毀。

四、銷毀檔案時，必須由二人以上在指定地點監銷，監銷人員必須在銷毀清冊上簽名蓋章，并注明銷毀方式和日期。

五、銷毀檔案清冊要妥善保管，并將所銷毀檔案在目錄中注銷。

檔案庫房管理制度

一、檔案庫房門窗牢固，及時關閉上鎖。鑰匙要專櫥保管，不準隨身攜帶。

二、非本室工作人員不得擅入庫房，因工作需要進入庫房時，必須有本室人員陪同。

三、庫房要配備好“六防”設施（防火、防盜、防潮、防蟲、防塵、防強光），庫房內嚴禁吸煙和存放易燃易爆物品及其他物品。

四、庫房內櫥具排列要整齊合理，要經常打掃和擦拭，保持室內清潔衛生。

五、做好室內外溫濕度記錄，除濕，降溫。